Quy trình hoàn thiện mã số bảo hiểm xã hội gồm những bước gì?

Mã số bảo hiểm xã hội là số định danh do cơ quan BHXH cấp cho mỗi người tham gia một mã số duy nhất và được quản lý trên toàn quốc. Đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý, tra cứu quá trình tham gia bảo hiểm xã hội của người lao động. Đây cũng là mã định danh y tế cho người tham gia bảo hiểm. Tuy nhiên không phải ai cũng biết rõ việc hoàn thiện mã bảo hiểm xã hội diễn ra như thế nào và trong thời gian bao lâu.

Bài viết sau đây sẽ giới thiệu các quy trình hoàn thiện mã số bảo hiểm xã hội theo luật bhxh mới nhất; sẽ trải qua những thủ tục và các bước nào để người lao động biết rõ hơn về mã số quan trọng này của mình

Quy trình hoàn thiện mã bảo hiểm xã hội được quy định tại điều 6, quyết định 515/QĐ-BHXH đối với từng đơn vị hành chính cụ thể:

Đối với Đơn vị quản lý người tham gia

– Tra cứu, tìm kiếm và hướng dẫn người tham gia tra cứu, tìm kiếm đúng mã số BHXH của người tham gia đã được cơ quan BHXH cấp.

– Trường hợp tìm kiếm không thấy mã số bảo hiểm xã hội của người tham gia (bao gồm cả người nước ngoài tham gia BHXH, BHYT tại Việt Nam): Hướng dẫn người tham gia kê khai đầy đủ thông tin vào Mẫu TK1-TS; Phối hợp với cơ quan BHXH gửi hình ảnh hồ sơ theo Khoản 2 Điều 7 Quy chế này để cập nhật, hoàn thiện cơ sở dữ liệu của người tham gia.

Đối với BHXH tỉnh/huyện

– Cán bộ sổ, thẻ

a) Nhận hồ sơ từ Bộ phận tiếp nhận hồ sơ (bao gồm cả hồ sơ giao dịch điện tử): Thực hiện tra cứu, tìm kiếm mã số bảo hiểm xã hội của người tham gia theo thông tin kê khai trên Mẫu TK1-TS với Cơ sở dữ liệu Hộ Gia Đình (HGĐ) theo quy tắc tại Khoản 1 Điều 7 Quy chế này:

+ Trường hợp xác định chính xác thông tin người tham gia đã được cấp mã số Bảo hiểm xã hội trong Cơ sở dữ liệu HGĐ: Thông báo và thống nhất mã số BHXH với người tham gia, đơn vị quản lý người tham gia.

+ Trường hợp tra cứu, tìm kiếm thấy người tham gia có thông tin chưa đầy đủ, chính xác: Thực hiện điều chỉnh thông tin người tham gia đã được cấp mã số bảo hiểm xã hội trong Cơ sở dữ liệu HGĐ, điều chỉnh người tham gia về đúng HGĐ (nếu đang ở HGĐ khác); Đề nghị Tổ kiểm soát phê duyệt điều chỉnh thông tin của của người tham gia (đính kèm hồ sơ theo Khoản 2 Điều 7 Quy chế này).
+ Trường hợp xác định người nước ngoài tham gia BHXH, BHYT tại Việt Nam chưa được kê khai trong  Cơ sở dữ liệu HGĐ: Cập nhật đầy đủ, chính xác thông tin trên Mẫu TK1-TS vào phần mềm Hộ gia đình; Đề nghị Tổ kiểm soát phê duyệt mã số BHXH cho người nước ngoài (đính kèm hồ sơ theo Khoản 2 Điều 7 Quy chế này).

b) Chuyển hồ sơ đã được hoàn thiện mã số Bảo hiểm xã hội (ghi mã số BHXH của người tham gia vào biểu mẫu) đến cán bộ thu thực hiện các nghiệp vụ phát sinh theo quy định.

– Tổ kiểm soát

Hướng dẫn cách xác định thời điểm và thời kỳ xuất hóa đơn 

Các trường hợp hóa đơn điện tử không cần đầy đủ nội dung

a) Nhận đề nghị phê duyệt từ cán bộ sổ, thẻ: Kiểm soát việc tuân thủ quy trình thực hiện, hồ sơ đính kèm, thông tin của người tham gia và thành viên hộ gia đình được cập nhật vào phần mềm HGĐ:

+ Trường hợp thông tin người tham gia và các thành viên trong HGĐ đầy đủ, chính xác với hồ sơ kèm theo: Phê duyệt.

+ Trường hợp chưa thực hiện đầy đủ quy trình tra cứu, tìm kiếm thông tin người tham gia, cập nhật, điều chỉnh thông tin người tham gia và các thành viên HGĐ không chính xác với hồ sơ kèm theo: Yêu cầu thực hiện đúng quy định Điểm 2.1 Khoản 2 Điều này.

b) Thời gian phê duyệt được thực hiện tối đa 03 giờ làm việc.

Như vậy, quy trình hoàn thiện mã bảo hiểm xã hội sẽ trải qua tuần tự các bước trên, trong đó đặc biệt thời gian phê duyệt, điều chỉnh hồ sơ, thông tin người tham gia, thành viên của hộ gia đình tham gia BHXH tối đa là 03 giờ làm việc. Đó cũng thời gian Hoàn thiện mã số bảo hiểm xã hội cho người tham gia